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是否需要核查收账系统?

我们都知道,预防性的保养措施对于企业的健康发展是非常重要的。你定期去做体检、定期去做口腔检查,对吧?你也会定期把车开去保养,对吧?那么,你的企业呢?为企业开一剂预防性的保养处方将会大大推动企业的健康发展。

通常需要你进行额外照顾的一个领域就是过期应收账款。过期应收账款可能会导致企业现金流转困难。如果应收账款正是让你头疼不已的地方,那么对收账系统进行一次核查将有助于找出方法修正收账中存在的问题。

例如,我们假设Jack是一位人力资源顾问,有五名员工,并且商业客户基础也非常坚实。但是,他经常发现很多星期连工资都发不起。是不是听起来很熟悉?对Jack的财务报表进行了快速的核查之后,我们发现他其实有100,000美元的应收账款,其中半数以上都已经过期90天以上了。这就说明了问题所在,因为Jack总不能拿还没收回来的钱给员工发薪水吧。

你是否在Jack的身上看到自己的影子了呢?你现在是否也现金紧缩呢?现金流转问题存在的一个根本原因就在于顾客没有及时付款。但是你要处理的真正问题是,找出顾客拖延付款的根本原因所在。为什么顾客没有按时付款?如果你能找出其中的主要原因,并且做出必要的调整,那么相信一定可以将这个问题完满地解决。

通常,顾客拖延付款主要有两个原因。要不就是他们对产品或服务不满意,要不就是顾客自身遇到了金融危机。有了这些认识之后,你就可以采取各种步骤来将收账问题降至最小化。

不满意的客户或顾客

在付自己该付的账这个问题上,“满意的顾客往往付钱也很快;而不满意的顾客往往会拖延付款。”因此,改善收账的一个方式就是确保每位顾客都非常满意。以下是实现顾客满意的几个方式:

与顾客之间使用纸质合同。白纸黑字清楚地写出自己提供什么产品或服务,顾客应该如何付款,这样将有助于避免很多误会的产生。

为顾客下订单时,要通知到顾客本人。如果存在延迟或者其他问题,一定要将自己的处理方式告知顾客。

如果真有问题产生,记住“顾客永远是正确的”。换句话说,与不满意的客户进行争吵是不会取得好结果的。因此,最好寻找某种让对方满意的方法。这肯定是个挑战,是个所有人都会遇到的挑战,但是如果你成功了,想想看会有什么样的影响吧。想想看,这位满意的顾客会把你的一流客户服务向多少人宣传!

遇到金融危机的顾客

那么,应该如何处理遇到金融危机而拖延付款的客户呢?其实遇到这种情况时,再采取任何措施也已经为时已晚了。但是这里我们给大家提供一些避免遇到这种情况的方法:

收取预付货款。这当然是避免收账麻烦的最有效的方式,但是,你必须要在行业内持续履行自己的标准行事方式。有些企业可能无法从顾客那里收取预付货款。但是有些企业却能够将这种付款方式作为标准营业程序。例如,身为顾问的Jack在接手每一个项目之前都会收取50%的预付定金。

预付定金有着多方面的重要作用。首先,它表明顾客对待这个项目的态度非常严肃认真。预付定金支票可不是随便开的。如果他或她不愿意表明自己的认真态度,那么还是动手工作之前就知道了比较好。其次,它证明客户有这个经济能力来支付这笔账款。再次,它降低了用于追逃账款的时间。

谨慎处理将钱借给谁。你可能没有将自己当成贷方,但是如果你赊销提供商品或者服务,那么实际上,你就是在贷款给顾客。没有核实顾客的可信度之前,银行会轻易贷款吗?当然不会了。你也应该这样做。因此,你可以让顾客填写信用申请表,仔细地进行审查。一定要检查信用咨询,检查顾客以往的支付情况是否良好。
如果客户是一家小型企业,那么就让企业家以个人名义担保。否则,你就会收到企业资产的限制,同时企业家的个人资产可以毫发未损。让客户进行担保还有另外一个好处,那就是:如果他有现金流转问题,必须要选择一个供货商付款的话,那么你的发票肯定是会被优先考虑的。如果企业家的个人资产也担保上了的话,那就更没有问题了。

确保你的合同要能保护你。如果最终你不得不对某位客户提出诉讼,这时你必须要能够收取利息、律师费以及其他费用。除非你的合同中包括了这些,否则都不容易实现。但是,法律上你是没有资格收取这些费用的。

核查应收账款系统是需要一定时间的,但是投资这些时间是绝对值得的。将自己的系统保持良好的状况有助于推动企业的健康发展,省去许多不必要的操心。

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